Entenda a importância do planejamento orçamentário para a gestão escolar

A pesquisa do Sebrae diz que  50% das empresas quebram porque não possuírem uma Gestão Financeira eficiente. Se você quer ficar de fora dessa estatística saiba como implantar um planejamento orçamentário nesse artigo.

Em qualquer ambiente organizacional, o planejamento é essencial para uma gestão eficiente e positiva. É importante saber que a partir dele pode-se gerir, planejar e executar ações detalhadas e precisas, assim como identificar receitas, gastos, custos e resultados.

No cenário da educação não é diferente, o planejamento orçamentário é usado pelo gestor como principal ferramenta para obter uma visão global, e futura de sua gestão em relação aos recursos disponíveis e eficiência da administração, onde todas as ações da equipe podem ser coordenadas e acompanhadas passa a passo.

Assiste esse vídeo e saiba quais são as três principais atividades que você deve implantar no seu financeiro HOJE!

Qual a importância do orçamento anual?

O principal pilar do planejamento estratégico para a gestão escolar é o seu orçamento anual. É ele quem viabiliza todo o investimento previsto para o ano letivo. Assim com a avaliação dos anos anteriores, torna-se possível prever de forma mais clara a receita e os gastos que ocorrerão no período, bem como a análise para que sejam realizados novos projetos e investimentos.

Qualquer planejamento é elaborado a partir de bases e fundamentos para que nada saia do previsto. Mas quando isso ocorre, a tendência é entrar em pânico. Mas embora não exista uma fórmula para evitar os imprevistos pode-se pensar em maneiras de impedir que os problemas venham de encontro ao seu planejamento, como: planejar com flexibilidade.

Adaptável

Um bom planejamento deve ser sempre adaptável, a rigidez e o rigor trazem apenas frustração. Mas é importante não confundir flexibilidade com falta de disciplina. Ser flexível não significa a tomada de decisões fora do seu plano de trabalho, mas sim ter uma atitude reativa aos acontecimentos inesperados, que possam inviabilizar o planejamento original. Por isso, é importante pensar sempre nos riscos e, ainda,  ser capaz de transformá-los em oportunidades.

É importante listar todas as mudanças a serem realizadas para assim criar um cronograma de adaptação com o objetivo de evitar que uma alteração na rotina de alunos e corpo decente possa vir a ter influências negativas.

Pense sempre nos custos e despesas futuras, esse exercício possibilita uma visão mais detalhada da previsão de receitas para a realização de todas as ações do planejamento escolar, e permite que os colaboradores sintam-se seguros em relação à saúde financeira da empresa onde atuam, para exercer sua função com maior motivação. Proporciona também a otimização do tempo, resultando na melhor qualidade do ensino. Além disso, conquista-se o aumento da participação da comunidade na gestão escolar.

O controle financeiro garante o fechamento de contas mais precisas e seguras. Com isso, se evita problemas com a inadimplência escolar, em relação ao pagamento da mensalidade dos alunos à instituição. Essa redução de receitas prejudica as ações planejadas para o período letivo, bem como o crescimento e o desenvolvimento da instituição no campo empresarial.

Siga os seguintes passos e aprenda a montar um planejamento orçamentário:

– Estabeleça metas baseadas na realidade econômica da sua escola

O melhor momento para este cenário é o início do ano. É essencial que toda equipe de trabalho conheça e estude os seus concorrentes diretos – outras instituições de ensino, para ter referências e exemplos práticos e reais.

– Defina suas metas em relação ao crescimento da escola, enquanto empresa

Pense, pergunte-se aonde você que chegar?

– Seja objetivo

Pense nas ações pedagógicas e administrativas. Determine cada uma delas com foco no financeiro. Não esqueça que é preciso cumprir e garantir a realização de todas as metas estabelecidas.

– Pense nos prazos

Metas sempre exigem prazos. O planejamento estratégico e financeiro devem se relacionar para que os prazos se cumpram.

– Relacione-se

O relacionamento é muito importante. Motive os profissionais para que eles se tornem mais dedicados ao planejamento escolar.

– Supere-se

Encontre soluções criativas quando não houver recursos financeiros para estabelecer e atingir metas. Abuse do envolvimento da comunidade escolar. Aceite opiniões e propostas de melhorias, cortes, mudanças e outras ações que possibilite um orçamento equilibrado.

 

Tenha uma régua de cobrança automatizada

Pagamentos recorrentes devem ser trabalhados de forma efetiva para uma régua de cobrança eficiente no combate à inadimplência. É importante notificar seus clientes de forma correta! Veja abaixo como criar uma régua de cobrança para boleto bancário e cartão de crédito.

Para cobrança de boleto bancário, é fundamental que você use diversas formas e ferramentas para contato com o cliente, como: e-mail, SMS, área do cliente (se dispor no site da empresa) e meio de pagamento de contingência. A sugestão para mensagens de cobrança por e-mail deve ser automática, por exemplo:

– Aviso, respeitando os 05 dias antes da data limite;

– Ultimo dia para pagamento;

– Lembrete da divida em aberto em até 06 dias depois e 10 a 12 dias após o vencimento.

No título da mensagem destaque as chamadas, dicas:

LEMBRETE, NÃO ESQUEÇA, ATRASOU, SUSPENSÃO À VISTA e PAGUE AGORA MESMO.

Abuse de variáveis dinâmicas de seu sistema de cobrança, para dispor nas mensagens o nome, e-mail, dia de vencimento, valor original da cobrança e link para o boleto atualizado.

Outra arma de reforço ao e-mail é o SMS. Mas preste atenção, este recurso é mais agressivo e pode ser mal visto pelo cliente. Confira sempre o número telefone para ter certeza que o mesmo é do responsável financeiro. O SMS pode ser enviado logo que a cobrança estiver disponível, como já citei acima, respeitando os 05 dias antes ou optar por uma mensagem preventiva, no dia anterior ao vencimento e depois de 05 a 07 dias da data limite, caso o pagamento ainda permaneça em aberto.

Já para o uso de cartão de crédito, deve-se ter um sistema que faça tentativas inteligentes de cobrança ou ofereça meios de pagamento de contingência – aumentar ao máximo a conversão de pagamentos. Se o cartão do seu cliente apresenta algum tipo de falha, você não vai conseguir cobrá-lo, correto? A solução é enviar um e-mail solicitando a atualização ou a troca para outro meio de pagamento.

Cartas e notificações extrajudiciais

Em alguns setores do mercado, enviar cartas de cobranças ainda é uma realidade. Mas devemos lembrar que o custo de uma postagem pode ser até 100 vezes maior do que disparar e-mails.  Há aqueles também que preferem a comunicação apenas por e-mail.

O uso de cartas pode ser útil para casos superiores a 30 dias de inadimplência ou ainda, para notificações extrajudiciais. Em casos mais graves, você pode enviar uma carta informando que em 10 dias o cliente terá o nome negativado em órgãos de proteção ao crédito ou terá o título protestado – para isso deve-se ter um contrato.

Cobrança por telefone

O contato com o cliente por telefone faz com que você esteja disponível para a efetivação de acordos. Esta pode ser uma forma de recebimento rápido, mas muito cuidado ao conceder descontos pata não incentivar a inadimplência.

Ligações de cobrança nem sempre valem a pena. Faça todos os mecanismos automáticos trabalharem por você. Pese nos custos!

Ainda tem dúvidas em relação à importância do planejamento orçamentário para a gestão de sua escola? Poste nos comentários, vamos adorar te ajudar!

Rochelli Tavares, jornalista especializada em produção de conteúdo na área contábil, auxilia empresas em compartilhar conhecimento e informações de qualidade.

Palavras-chave:

• Inadimplência
• Escola
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Gestão financeira escolar

A ausência de relatórios, como fluxo de caixa e orçamento, é um dos principais fatores para as empresas quebrarem antes de completar 02 ou 05 anos. Quer ficar de fora dessa estatística? Organize o seu financeiro URGENTE, entre em contato AGORA com nossos especialistas e saiba como..